POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
CadenzIA SARL
Dernière mise à jour : 16/11/2025
INTRODUCTION
CadenzIA s'engage à protéger la vie privée et les données personnelles de ses utilisateurs et clients. Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - EU 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés.
1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT
CadenzIA SARL
SIREN : 993 848 027
Siège social : 7 rue des Écoles, 69580 Sathonay-Camp, France
Email : contact@cadenzia.fr
Téléphone : 06 61 51 16 99
Délégué à la Protection des Données (DPO) : Alban Gallois
Contact DPO : contact@cadenzia.fr
2. DONNÉES COLLECTÉES
2.1 Données collectées via le formulaire de contact
Lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, nous collectons :
Données d'identification : Nom, prénom
Données de contact : Email professionnel, numéro de téléphone
Données professionnelles : Nom de l'entreprise, secteur d'activité (médical, dentaire, juridique, etc.)
Données de navigation : Adresse IP, type de navigateur (collectées automatiquement par Tally)
Caractère obligatoire : Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires pour traiter votre demande. Sans ces informations, nous ne pourrons pas vous répondre.
2.2 Données collectées via nos services
Si vous devenez client de CadenzIA, nous collectons également :
Données de facturation : Adresse de facturation, SIRET, informations bancaires (IBAN pour prélèvement)
Données relatives à vos patients/clients : Nom, prénom, numéro de téléphone (uniquement dans le cadre de la gestion des rendez-vous et rappels)
Enregistrements vocaux : Conversations avec nos agents vocaux IA (avec votre consentement et celui de vos patients/clients)
Données d'utilisation : Logs de connexion, statistiques d'utilisation des agents vocaux
2.3 Données que nous ne collectons PAS
Nous ne collectons aucune :
Donnée de santé (pathologies, diagnostics, traitements)
Donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD (origine raciale, opinions politiques, données génétiques, etc.)
Donnée bancaire complète (nous ne stockons jamais votre numéro de carte bancaire complet)
3. FINALITÉS DU TRAITEMENT
Nous utilisons vos données personnelles uniquement pour les finalités suivantes :
3.1 Gestion des demandes de contact
Répondre à vos questions
Vous fournir un devis personnalisé
Vous rappeler si vous l'avez demandé
Base légale : Votre consentement (via le formulaire)
3.2 Exécution des services d'agents vocaux IA
Gérer l'accueil téléphonique de votre cabinet
Prendre des rendez-vous pour vos patients/clients
Effectuer des rappels automatiques
Fournir des statistiques d'utilisation
Base légale : Exécution du contrat de prestation de services
3.3 Gestion administrative et comptable
Établir des devis et factures
Gérer les paiements
Tenir notre comptabilité
Base légale : Obligations légales (Code de commerce, Code général des impôts)
3.4 Communication marketing (optionnelle)
Vous envoyer notre newsletter
Vous informer de nos nouveaux services
Vous faire des offres commerciales personnalisées
Base légale : Votre consentement (opt-in explicite) - Vous pouvez vous désabonner à tout moment
3.5 Amélioration de nos services
Analyser l'utilisation de nos agents vocaux
Améliorer la qualité des réponses IA
Optimiser nos workflows d'automatisation
Base légale : Notre intérêt légitime à améliorer nos services
4. DESTINATAIRES DES DONNÉES
Vos données personnelles sont traitées par :
4.1 Personnel autorisé de CadenzIA
Seuls les collaborateurs habilités ont accès à vos données dans le cadre de leurs missions.
4.2 Sous-traitants et partenaires techniques
Prestataire Service fourni Localisation Garanties RGPD Tally Formulaires de contact Union Européenne Conforme RGPD, DPA signé Rounded Infrastructure agents vocaux IA France Hébergement France, conforme RGPD AWS Hébergement serveurs (n8n) Union Européenne (eu-west-3 Paris) Certifié ISO 27001, conforme RGPD Hostinger Gestion des noms de domaine Union Européenne Conforme RGPD
Tous nos sous-traitants sont situés dans l'Union Européenne et ont signé des accords de sous-traitance conformes à l'article 28 du RGPD.
4.3 Autorités légales
Nous pouvons être amenés à transmettre vos données aux autorités compétentes si la loi l'exige (réquisitions judiciaires, contrôles fiscaux, etc.).
4.4 Aucun transfert hors UE
Vos données ne sont jamais transférées en dehors de l'Union Européenne.
5. DURÉE DE CONSERVATION
Nous conservons vos données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies :
Type de données Durée de conservation Base légale Prospects (formulaire de contact) 3 ans à compter du dernier contact Recommandation CNIL Clients actifs Durée du contrat + 5 ans Obligations comptables Données de facturation 10 ans Code de commerce Enregistrements vocaux 1 mois maximum (sauf demande contraire) Amélioration du service Logs techniques 12 mois Sécurité informatique
Au-delà de ces durées, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.
6. SÉCURITÉ DES DONNÉES
CadenzIA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles robustes pour protéger vos données :
6.1 Mesures techniques
Chiffrement SSL/TLS : Toutes les communications sont chiffrées (HTTPS)
Chiffrement des données au repos : Bases de données chiffrées
Pare-feu et anti-intrusion : Protection contre les accès non autorisés
Sauvegardes régulières : Backups quotidiens chiffrés
Authentification forte : Accès protégés par mots de passe complexes et 2FA
6.2 Mesures organisationnelles
Accès restreint : Principe du moindre privilège
Formation RGPD : Sensibilisation du personnel
Audits réguliers : Contrôles de sécurité périodiques
Procédure de gestion des incidents : Plan d'action en cas de fuite de données
6.3 Engagement en cas de violation de données
En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous nous engageons à :
Notifier la CNIL dans les 72 heures
Vous informer directement si le risque est élevé
Prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter l'impact
7. VOS DROITS (RGPD)
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
7.1 Droit d'accès (Art. 15 RGPD)
Vous pouvez obtenir :
La confirmation que nous traitons vos données
Une copie de vos données
Des informations sur les traitements effectués
7.2 Droit de rectification (Art. 16 RGPD)
Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
7.3 Droit à l'effacement / "Droit à l'oubli" (Art. 17 RGPD)
Vous pouvez demander la suppression de vos données dans les cas suivants :
Elles ne sont plus nécessaires
Vous retirez votre consentement
Vous vous opposez au traitement
Elles ont été collectées illégalement
Exceptions : Nous ne pouvons pas supprimer vos données si nous avons une obligation légale de les conserver (ex : factures).
7.4 Droit à la limitation du traitement (Art. 18 RGPD)
Vous pouvez demander le gel temporaire du traitement de vos données.
7.5 Droit à la portabilité (Art. 20 RGPD)
Vous pouvez récupérer vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (CSV, JSON).
7.6 Droit d'opposition (Art. 21 RGPD)
Vous pouvez vous opposer à tout moment :
Au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale
Au traitement fondé sur notre intérêt légitime
7.7 Droit de retirer votre consentement
Pour les traitements basés sur votre consentement (newsletter, enregistrements vocaux), vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
7.8 Droit de définir des directives post-mortem
Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, l'effacement ou la communication de vos données après votre décès.
8. EXERCER VOS DROITS
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :
📧 Par email : contact@cadenzia.fr
📞 Par téléphone : 06 61 51 16 99
✉️ Par courrier : CadenzIA SARL - 7 rue des Écoles, 69580 Sathonay-Camp
Informations à fournir :
Nom, prénom
Email utilisé lors de votre demande de contact ou inscription
Copie d'une pièce d'identité (en cas de doute sur votre identité)
Nature de votre demande (accès, rectification, suppression, etc.)
Délai de réponse : Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai maximum de 1 mois. Ce délai peut être prolongé de 2 mois en cas de complexité, auquel cas nous vous en informerons.
9. DROIT DE RÉCLAMATION
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas le RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle :
CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés)
-Adresse : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
-Téléphone : 01 53 73 22 22
-Site web : www.cnil.fr
-Contact : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
10. COOKIES ET TRACEURS
10.1 Politique cookies stricte
CadenzIA n'utilise AUCUN cookie de tracking, d'analyse ou de marketing.
Les seuls cookies utilisés sont des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site :
Cookies de session (pour maintenir votre connexion si vous avez un compte)
Cookies de sécurité (protection CSRF)
Ces cookies techniques ne nécessitent pas votre consentement selon la CNIL.
10.2 Absence d'outils tiers
Nous n'utilisons pas :
Google Analytics ou autre outil d'analyse
Facebook Pixel ou autres traceurs publicitaires
Cookies de réseaux sociaux
Outils de remarketing
Votre navigation est 100% privée.
11. CAS SPÉCIFIQUE : DONNÉES DES PATIENTS/CLIENTS
Si vous utilisez nos agents vocaux IA pour gérer les rendez-vous de vos patients (cabinet médical, dentaire) ou clients (cabinet d'avocats) :
11.1 Vous restez responsable de traitement
En tant que professionnel de santé ou avocat, vous êtes le responsable de traitement des données de vos patients/clients. CadenzIA agit en tant que sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
11.2 Vos obligations
Vous devez :
Informer vos patients/clients que vous utilisez un agent vocal IA
Obtenir leur consentement pour l'enregistrement des appels (si applicable)
Mettre à jour votre registre des traitements
Informer vos patients de leurs droits RGPD
Nous pouvons vous fournir un modèle d'information patient conforme RGPD.
11.3 Nos engagements en tant que sous-traitant
CadenzIA s'engage à :
Ne traiter les données que sur vos instructions documentées
Garantir la confidentialité des personnes habilitées
Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées
Vous aider à répondre aux demandes d'exercice de droits
Supprimer ou restituer les données à la fin du contrat
Vous fournir toutes les informations nécessaires pour démontrer la conformité
Contrat de sous-traitance (DPA) : Un Data Processing Agreement conforme à l'article 28 du RGPD est systématiquement signé avec chaque client.
11.4 Secret professionnel
Pour les professionnels soumis au secret professionnel (médecins, avocats) :
Nos agents vocaux sont configurés pour ne jamais collecter de données de santé ou couvertes par le secret professionnel
Seules les données administratives (nom, téléphone, date de RDV) sont traitées
Hébergement certifié HDS (Hébergeur de Données de Santé) disponible sur demande pour les cabinets médicaux
12. MINEURS
Nos services sont destinés aux professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles de mineurs de moins de 15 ans sans le consentement des titulaires de l'autorité parentale.
Si vous constatez qu'un mineur a fourni des données sans autorisation, contactez-nous immédiatement : contact@cadenzia.fr
13. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment pour :
Nous conformer à l'évolution de la réglementation
Améliorer nos pratiques de protection des données
Intégrer de nouveaux services
En cas de modification substantielle :
La nouvelle version sera publiée sur cette page avec une nouvelle date
Vous serez informé par email si vous êtes client
Vous disposerez de 30 jours pour vous opposer (sauf modification imposée par la loi)
Date de dernière mise à jour : [À compléter lors de la publication]
14. CONTACT ET QUESTIONS
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles :
📧 Email : contact@cadenzia.fr
📞 Téléphone : 06 61 51 16 99
✉️ Courrier : CadenzIA SARL - DPO - 7 rue des Écoles, 69580 Sathonay-Camp
Nous nous engageons à répondre à toutes vos questions dans les meilleurs délais.
15. GLOSSAIRE RGPD
Pour faciliter la compréhension de cette politique :
Donnée personnelle : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable
Traitement : Toute opération effectuée sur des données (collecte, enregistrement, utilisation, suppression, etc.)
Responsable de traitement : Entité qui détermine les finalités et moyens du traitement (CadenzIA pour vos données, vous pour celles de vos patients)
Sous-traitant : Entité qui traite des données pour le compte du responsable de traitement (CadenzIA pour les données de vos patients)
Consentement : Manifestation de volonté libre, spécifique, éclairée et univoque
DPO : Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer)
RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données (EU 2016/679)
CadenzIA - Votre partenaire de confiance pour l'automatisation IA, dans le respect de votre vie privée.
Cette politique de confidentialité a été rédigée en conformité avec le RGPD (EU 2016/679), la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, et les recommandations de la CNIL.
